新手指南 | 如何入手做外貿（含開發信、報價單、形式發票、訂單、出貨文件等模板）

作位外貿業務新人，我們首先需要了解，在國際貿易進出口業務中，需要做什么。

國際貿易專業的外貿新人，對于基礎理論知識，他們了解，但真正涉及到實際操作，就不一定能行，畢竟理論和實際還是有差距的。

非國際貿易專業的外貿新人，等到了解完所有基礎理論，才去做外貿，估計耐心也用得差不多了。

所以，我這里，簡單列出了外貿業務的一般操作流程，并附上相關文件模板，方便更好地理解。注意事項我特意用黑體標注。

1、市場調研：收集客戶的信息。

需要搞明白以下幾個問題：

誰是我們的現有客戶？

潛在客戶是誰？

我們潛在客戶需要的是什么樣的服務？

他們為什么要買？

市場調研，總的來講包含三個部分：國家和地區的信息、海外市場信息和海外客戶信息。

現在的業務員，很多時候把這步給省了。開發信群發，漫天飛，猶如大海撈針。管它是魚是蝦，先抓上來再說。

我看過很多文筆優美的英文開發信，也有以下這種簡潔，一目了然，更容易勾起客戶的興趣 ：簡短，配上相關圖片。開發信帶附件，容易被當成垃圾郵件攔截或者列入郵箱黑名單。

2、尋找客戶：在市場調研做完后，我們需要判斷出哪些市場是適合我們自己產品的，把這些市場定為目標市場。

在目標市場上，尋找我們的潛在客戶及目標客戶，并與他們建立業務關系。

這些客戶怎么尋找？可以通過朋友介紹，社交網絡（臉書、推特和領英等），搜索軟件推廣，媒體廣告，展銷會和其他網絡平臺等方式。

更主動的方式：平臺引流+展會。線上線下相結合

在社交平臺，定時更新自己的動態，巧妙添加產品，增加曝光量，主動添加適合自己資料的好友。邀請參加展會，完成客戶轉化。

3、建立業務關系：當我們找到目標客戶后，盡力和他們建立業務關系。

第一種是業務代表提前預約，登門拜訪。

第二種方式，通過互聯網，與客戶取得聯系。常用郵件，電話，社交軟件等工具。

第二種方式，既便宜又高效，我們首推第二種。

4、報價：建立業務關系后，我們把產品推銷給客戶，客戶會向我們要報價（Inquiry)。

而出口商需要報價給客戶（offer)。這階段總的分成4個部分：客戶詢價、出口商報價、雙方議價接受、簽訂合同、列名條款。

以下為報價模板參考(備注下的條款,根據每個公司的情況而定)

5、簽訂合同：客戶在確認訂單前，通常需要工廠，根據他的訂單數量，讓出口商發送形式發票(Proforma Invoice)，簡稱PI。

形式發票內容包含：產品規格、顏色、材料、價格、數量、包裝方式、運輸貿易方式、付款方式、發貨時間等條款。

有的客戶，有自己的合同格式。收到合同確認件后，我們需要對照條款，仔細檢查，是否超出之前的談判范圍，或者遺漏。如果有的話，需要提醒客人做修改。

以下為PI模板。

6、合同履行：合同簽訂后，下一步是履行合同。

按照合同約定，客戶支付定金或者開出信用證。出口商安排生產，按照客戶要求保證品質、數量、包裝，規格等沒問題，按時交貨。

這一步，需要業務員或者業務跟單員及時跟進進度，把客戶對產品的要求，一點不漏的傳達給生產和品質部門，確保信息無遺漏，以免出錯。

組建微信群，是公司現在很快捷的信息傳達方式。

以下為業務部下發訂單生產表格，分發到生產及其他各部門知悉，跟進。

7、商品檢驗：根據有關法律，特殊商品必須進行出口發貨前的檢驗。

或根據合同和信用證要求，產品需要出貨前驗貨。驗貨沒問題后，才可以安排發貨。

具體檢驗標準，由哪家公司檢驗，客戶在合同或者信用證里面都會有要求。

出口商，對照產品資料及相關測試要求，或者準備相關測試證書，保證檢驗通過。

商品檢驗沒問題，通常驗貨公司會出具OK驗貨報告。報告格式，每個公司不一樣，但一定不離下面這個意思。

“We hereby confirm that the goods shipped from ABC company is quality approved for export "（我們確認某公司這批貨物的品質，符合出口要求）。

8、發貨：安排什么樣的物流方式，根據貿易方式來定。

如果是EXW(出廠價）/FOB（離岸價），由客戶指定貨代來安排國際物流。

如果CIF（目的港價）、DDP（門到門），由出口商安排國際物流到國外指定倉庫和地址。

根據產品特性，確定發貨方式。通常大而重的貨物，選擇海運和陸運方式比較多。

輕而小的貨物，選擇空運方式?？傊?，找到 一種適合產品的更實惠的發貨方式。

發貨前需要先訂倉，根據自己的生產完成時間，來確定船期，但此船期必須在客戶要求的發貨時間內。船期確定，我們會收到訂倉確認（S/O).

對于FOB貿易方式，客戶制定的出貨時間，通常是船開的時間。

我們必須提前制定好規劃，將生產完成時間，比規定時間，提前至少一個禮拜，以確?？梢云ヅ涞胶线m的船期。

以下為Maersk馬士基船公司S/O上面的主要內容，供參考。

9、投保：國際物流是一個漫長的過程。為了確保不受損失，在物流這塊，需要買保險。

EXW(出廠價）/FOB（離岸價）貿易方式的訂單，保險由客戶來安排。

而對于CIF（目的港價）、DDP（門到門）等貿易方式，保險由出口方來負責。該保險通常要求在船開前2天，就要安排。

10、貨物裝運：在產品品質沒問題，船期確定后，安排裝運。

一般在裝運單S/O上的結關(closing)前2天安排裝運，預留足夠時間，完成出口手續商檢清關。

按照S/O上的時間，及時提交補料（SI )和重量資料(VGM)，保證貨柜順利上船。

11、交單文件：單證對于客戶進口方，非常重要。

單證通常包括發票(Invoice)、裝箱單(Packing list)、提單(Bill of Lading)、產地證(C/O)等。

根據合同和信用證要求，可能還有其他驗貨報告，船證，文件傳達報告等。

按照合同條款，我們需要將文件準備齊全，才能收到貨款或者信用證款額。

如果信用證(L/C,D/P)付款，單證提交給銀行。其他付款方式下，正本單證文件需要在款額到賬后，才能將文件快遞給客戶。

提單正本文件的轉移，意味著貨權的轉移。這點需要特別注意。

以下為幾種常用交單文件模板，給大家參考。

A.產地證（普惠制叫FORM A,一般產地證C/O，不同國家需要不同的產地證，網上一搜就知道，以下模板為一般產地證C/O，兩種內容模板差不了多少)

B.Invoice(商業發票）：

C,提單補料（每個船公司有固定的提單格式）

D.裝箱單：

注意：同一套文件中，所有文件中包含的總重量、總立方數、總數量、總件數、收貨人（除信用證對提單收貨人有特別要求外），發票號碼等都必須保持一致。

出現不一致，將導致不符，銀行審單不通過，無法收款；或者導致目的地清關遇阻，客戶受損。如發現問題，需要及時更正。

12、收款：客戶或者銀行確認單證沒問題后，將會安排付款。付款方式通常有電匯T/T,付款交單（D/P),信用證（L/C)等方式。

非銀行交單，確?？铑~到賬后，才能安排單證，快遞給客戶。銀行水單，有時候也可以是假的。這點需要注意。

13、售后服務：在客戶收到貨后，如果產品出現問題，或者因為出口商,沒有按照合同保證品質，導致客戶在目的地市場，出現投訴、索賠等情況，客戶會找出口商來解決。

業務員對待售后問題，需要慎重處理。在這塊處理的好壞，通常直接影響到客戶后續的合作。

碰到問題,首先從業務員自己這方面來調查,是否有資料和信息溝通方面的錯誤。如果可以解決，不影響公司利益的情況下，盡快回復客戶解決方案。

如果比較嚴重的售后問題，需要盡快反映給公司，調查了解情況，并盡快給出補償方案，反映給客戶，爭取征得客戶的同意和諒解。

14、退稅：國家為了鼓勵出口，增強商品在國際市場的競爭力，提供不同類型產品、不同費率的退稅。出口退稅率，從5%到17%不等。

企業必須是一般納稅人，才可以享有該權利。很多中小企業，公司沒有專業的報關和財務人員，委托專業的退稅代理服務機構，支付服務費來完成。

一些傳統行業，或者技術含量不高的行業，利潤可能主要來自退稅。

以上流程中，業務員對于出口報關、退稅這塊，用不著很專業。

業務員的主要精力，應該放在業務開發和客戶維護這塊。后面這些流程，可以交給業務跟單員或者單證船務員來做。

很多企業，外貿業務員并沒有配助理，除了報關和退稅這塊接觸少點，其他流程，基本都需要自己處理。

外貿業務，很多是大額交易。前面的業務開發部分，很重要；后面的操作流程，同樣重要。如果疏忽，同樣會造成公司利益受損，客戶流失，最后影響到業績。

對內對外都要應付，優秀的外貿業務代表，即是一位業務談判高手，又是一位內部協調高手，所承受的壓力，可想而知。

一份耕耘，一份收獲。

掌握了訣竅，摸清了門路，作好規劃，我相信，夢想是可以實現的。

（來源：奇來）

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