外貿(mào)粗放模式難合大勢，軟件化管理漸成主流

自從歐美這兩塊大市場深陷經(jīng)濟危機以來，外貿(mào)形勢每況日下，大部分外貿(mào)企業(yè)都遭遇了訂單縮水的無奈和折磨，一部分實力較弱的企業(yè)甚至關門了事。目前雖然歐美經(jīng)濟走出了衰退泥潭，但是市場依然沒有根本復蘇，此外，越南、印度、印尼等國也正以其低廉的制造成本與中國企業(yè)在國際市場上競爭，總之中國外貿(mào)企業(yè)的出口之路依然不輕松。

在此背景下，外貿(mào)企業(yè)如何提高競爭力成為一道重大議題。除了成本壓縮、產(chǎn)品革新、質(zhì)量維護之外，對外貿(mào)業(yè)務團隊、客戶關系、訂單跟蹤的管理也成重中之重。

雨果網(wǎng)獲悉，如今已有越來越多外貿(mào)企業(yè)開始采用專業(yè)的軟件來管理團隊、客戶及訂單等各個環(huán)節(jié)，摒棄以往粗放式的管理模式，在價格優(yōu)勢日漸喪失的趨勢下，從公司管理中提升競爭優(yōu)勢。

外貿(mào)企業(yè)遇到了哪些管理難題？

福建泉州的一位外貿(mào)公司老板向雨果網(wǎng)介紹了外貿(mào)企業(yè)普遍在管理方面遇到的幾個問題：

一、業(yè)務員難管。很多業(yè)務員干了幾年甚至一段時間之后就提出了辭職。此時，顧客資料和顧客關系很可能被其帶走，而新人來了之后，對老業(yè)務員留下的各類錯綜復雜的客戶資料難以上手，業(yè)務由此陷入了青黃不接的尷尬境地；

二、業(yè)務員飛單。部分業(yè)務員未能恪守職業(yè)道德，私吞訂單，與其他公司合作或者自己與顧客建立合作關系，以此獲得比業(yè)務提成更高的回報；

三、客戶流失嚴重。顧客在不知不覺著中流失了，但是顧客為何流失？業(yè)務員是如何將其跟丟的？我們往往無法掌握具體的細節(jié)，不知道從哪方面著手調(diào)整；

四、訂單、數(shù)據(jù)、單證管理混亂。隨著業(yè)務的增多，企業(yè)手頭上積累的顧客、郵件、單據(jù)越來越多，變得愈發(fā)龐雜而無序，要查找一個郵件或單據(jù)都要大費周折，導致工作效率低下；

五、公司業(yè)務數(shù)據(jù)無法實時反饋，導致資金積壓，利用率極低。

這些問題該如何解決呢？雨果網(wǎng)為此采訪了廈門某LED公司總經(jīng)理Owen。

Owen本人也遇到了上述類似的問題，經(jīng)過一番摸索之后，最終找到了較好的解決方式。

Owen稱：“上班期間，所有的員工都在伏案工作，都在啪嘰啪嘰地敲打著鍵盤，但是他們具體在做什么我們卻不得而知。是否偷懶倒是其次，最主要的是我們要知曉他們與顧客溝通的進度如何，遇到了哪些問題，我們是否可以在必要的時候介入并提供指導。我們不能到每年年終時才來總結(jié)員工的工作得失，而是應當從始至終地對其工作內(nèi)容進行管控，這樣才不會浪費時間，才能收到最好的效果?！?

他表示，外貿(mào)企業(yè)要如何對員工的日常工作進行精細化的管控呢？除了對員工面對面交流探討之外，對其郵件、訂單的系統(tǒng)化管理是非常重要的。

“早些年，我們得逐一地查看、統(tǒng)計各類單據(jù)和合同，這樣做的效率是非常低的。如今，專業(yè)化的外貿(mào)軟件可以幫我們統(tǒng)計并生成各類數(shù)據(jù)，大大提高了管理效率。不過，市面上的外貿(mào)軟件琳瑯滿目而良莠不齊，我經(jīng)過好幾次的篩選和嘗試，也交了一些‘學費’，最后還是發(fā)現(xiàn)睿貝外貿(mào)軟件用起來得心應手。睿貝軟件有很多優(yōu)點，其界面簡潔明了，即便沒什么軟件知識的外貿(mào)新手也可以很快入手，這省去了不少培訓的時間，此前我也選擇了一些外貿(mào)軟件，其架構(gòu)體系過于龐雜，我自己研究了很長時間才掌握了使用方法，因此我也曾花費了大量時間指導員工如何操作軟件。外貿(mào)軟件本來是一個工具，越簡約越好，工具本身不能成為障礙，但是很多軟件沒辦法做到這點，而睿貝外貿(mào)軟件卻很好地克服了這個問題，如今我和我的團隊用起來得心應手。此外，該軟件自定義功能很強，數(shù)據(jù)分析很到位。其基于B/S架構(gòu)，可以移動辦公，不需要安裝客戶端，在全球各個地方，只要有瀏覽器、網(wǎng)絡就能使用這一軟件，非常便捷?！監(jiān)wen補充道。

Owen進一步指出：“如今外貿(mào)業(yè)務往來的主要溝通渠道是郵件，隨著顧客數(shù)量的增加和溝通的深入，我們的郵件越來越多。每當點開郵箱時，來自不同國家、不同公司的郵件撲面而來，令我們眼花繚亂，不免心理發(fā)怵。毫無疑問，梳理、歸類這些郵件是我們提高工作效率的重要步驟。借助專業(yè)的外貿(mào)軟件，我們便捷地理清如同一團亂麻的郵件?！?

外貿(mào)老板如何用軟件來管理公司？

據(jù)Owen介紹，睿貝外貿(mào)軟件有一個強大的郵件管控功能，包括“員工管理”，包括“工作檢查”和“員工業(yè)績排行榜”。

通過“工作檢查”功能，企業(yè)管理者以總賬號登錄之后，可以看到一個如同“控制表盤”一樣的界面。此時每個員工的工作情況一目了然，該員工有幾封未讀郵件？本月與幾個新顧客建立了溝通關系？15天或者30天內(nèi)沒有聯(lián)系的顧客有幾個？等等。

僅僅知曉該員工收發(fā)了多少郵件并不能讓一個管理者知曉其業(yè)務進度，因此軟件還專門提供了另外一個功能——員工的工作業(yè)績排行榜：該員工本月報價幾次？拿下了幾個合同？合同金額多少？所有的細節(jié)都一目了然。

這無異于將員工在工作中的所有行為都置于放大鏡之下，纖毫畢露。

此外，作為一個業(yè)務管理人員或者公司所有人，資金是他們非常關心的一個事項。通過這一智能化軟件，應收款、應付款、收款單、付款單等一一展示在一個界面上，可以隨時點擊查看和跟進，讓管理者對公司的資金動向了解得一清二楚。

管理者總攬全局，并引導公司的業(yè)務走向，因此需要對業(yè)務的宏觀趨勢有一個把握。該軟件因此專門設置了一個“統(tǒng)計報表”功能。通過這一功能，管理者可以看到近一個月、兩個月、乃至更長時間的業(yè)務趨勢狀況，包括阿里詢盤轉(zhuǎn)化率、本月總詢盤數(shù)、成交顧客數(shù)、建檔總數(shù)等等。這些數(shù)據(jù)都以餅圖、柱狀圖、線形圖等來顯示，非常直觀易懂。

業(yè)務員飛單、顧客資料流失怎么辦？為了杜絕這一損失，睿貝軟件提供了“客戶管理功能”，凡是業(yè)務員聯(lián)系的顧客，其詳細資料過都會歸檔處理，即便業(yè)務員離職后，管理者依然可以有條不紊地與原有顧客聯(lián)系。新來的接替者面對著齊全而詳細的顧客資料，也可以很順暢地接受前任的工作，而不至于使業(yè)務陷入青黃不接的尷尬境地。（文/雨果網(wǎng) 吳以輝）

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