這些細節不注意，一切等于白忙活！

圖片來源：圖蟲創意

在競爭愈發激烈的后外貿時代，幫客戶省心，就是幫我們自己爭取機會，有時候細節做到位了，客戶自然對你有好的印象，拿下訂單也就是水到渠成之事。在與客戶的你來我往中，該如何從細節處入手，贏得客戶的贊嘆和信任呢？下面這些方面可一定要注意！

# 1及時回復&及時跟進

當我們接到客戶詢盤時，一定要注意及時回復，一方面，要讓客戶知道你的辦事效率，感受到你對他的尊重，另一方面，貨比三家是常態，客戶一般都是通過廣撒網的方式發送詢盤，你慢一步，可能別人就捷足先登了。

當然，響應迅速并不代表不經大腦，在回復之前，首先要對詢盤進行分析，詢盤中提到的內容，務必一個不落地回答，沒有提到的一些基本信息，也可以結合情況適當體現。

此外，也有必要對詢盤背后的客戶進行分析，可以花點時間到客戶的網站了解一下，客戶具體是做什么產品的，這樣能讓我們的回復更有針對性。

回復之后，也不意味著就可以坐等了，有時候在你等的過程中，可能客戶就被別人搶走了，所以，對于客戶，一定要有條理的跟進。掌握跟進的頻率和策略，在一次次跟進中取得客戶信任。

# 2報價單完整專業

作為一種價格溝通的媒介，專業的報價單在任何客戶眼里都是一項加分項。一份專業的報價單，至少應該包含報價單的單頭、產品基本資料、產品技術參數、價格條款、數量條款、支付條款、質量條款、交貨期條款、品牌條款、原產地條款、報價單附注的其他資料等。

而要想在諸多報價單中脫穎而出，這些細節一定要注意。

首先，盡可能細致地展現己方產品，一目了然更能吸引客戶；

其次，報價單的命名一定是“公司名稱+產品名稱”，方便客戶了解報價單信息，并快速統計、匯總和歸檔；

此外，可以在報價單中加入一些己方公司的信息，比如在抬頭加入公司的標志、理念、口號等，提升公司形象；

最后，提供Word、PDF、JPEG 三個版本的報價單，Word版本便于客戶直接修改，PDF版本更為正式，圖片版本則為了防止客戶打不開的情況。

總而言之，對于己方的報價單，要注意涵蓋客戶所需要的以及可能需要的所有信息，對于客戶給到的報價單，要及時、完整、正確地填寫。當我們把一個簡單的報價單做到讓客戶挑不出毛病的時候，那離客戶下單也就不遠了。

# 3寄樣細致豐富

樣品是拿下訂單的敲門磚，在寄樣時，也有諸多值得注意的細節。

比如在打包時，樣品最好用氣泡紙包好，并用記號筆在樣品上做好標記，以免客戶拆包后與別家樣品弄混；選擇大小適宜的紙箱進行封裝，并在空余的地方塞滿緩沖物，避免運輸過程中因碰撞而損壞貨物；此外，最好在紙箱的上下方各墊上一塊紙板，以防客戶在開箱時劃傷紙箱內的物品。

對于文件類的樣品，則最好用塑料袋包好后再裝進快遞袋，并在塑料袋角落打孔，以防脹氣和窒息危險。

寄樣時所寄送的，不單單只是樣品，最好隨附上名片、樣本、報價單、專業的樣品標簽、樣品發票等，這些都有利于增進客戶對你的理解。

比如名片和報價單，多放一份用不了多少時間，卻可以讓客戶在收到樣品后第一時間想到你的信息，或者當客戶想要聯系你時能夠通過名片聯系上你，而不用再從海量的郵件中去搜尋你的信息，節省客戶的時間。比如樣本，在樣品之外提供其他產品圖冊，有利于增進客戶了解其他產品信息，說不定哪天客戶有其他的需要呢。

# 4PI細節準確

用于邀請客戶發出確定訂單的形式發票，即PI，同樣也是一門學問，要盡量細化和全面，避免引起由于合同不清，責任不明導致的貿易糾紛。

PI上一定要列清楚供應商及其聯系方式，客戶及其信息，價格條款、付款方式，成交方式（貿易條款），供應商收款銀行信息，交貨期（裝運期），運輸方式，貨物明細、品名、數量、價格等以及其他雙方約定事項，做到內容簡潔、細節準確、商業條款清晰。

值得注意的是，在沒有正式合同之前，PI往往起著約定合同基本內容以實現交易的作用，所以有必要的話要將可能產生分歧的條款一一詳列清楚，要客戶簽回確認條款，以后真正執行合同時便可有所依據。

如果PI被用來做信用證，信用證上的條款便應與形式發票上的一致。因為PI涉及到后續的出口、報關，所以細節容不得一點差錯，你能把所有細節做好，就已經很出彩了。

# 5郵件簡潔明了

在外貿交易往來中，郵件幾乎貫穿了始終，因此，郵件的發送也是非常值得注意的。

首先，郵件的標題非常重要，一定要簡潔鮮明。一般可以用產品報價，也可以用客戶求購的產品名稱。

其次，在內容方面，發送給客戶的郵件一定要條理清晰，如果客戶郵件內容有五點，那么在回復郵件時也要按點回復。此外，一定要精確，在寫完之后，最好通讀一遍，不管是時間、地點、價格、貨號等數據或具體信息，還是字體、字號、拼寫、語法、甚至標點，都要確保無誤。

最后，若郵件需要帶附件，那么附件的命名，一定要讓客戶能輕易看懂這是個什么文件，在另存為的時候也不再需要更改文件名。

另外需要注意的是，我們在發送郵件時，需要考慮客戶時差，最好能在客戶上班的時間發送出去，保證信息傳達的效率。總之，處理好郵件的細節不一定能帶來訂單，但一定能讓客戶更好地記住你這個人。

# 6了解商務禮儀

從事外貿活動，需要與不同國家的人打交道，了解各國的一些習慣、文化，以及國際通用的商務禮儀，能夠避免不必要的麻煩及尷尬，讓我們在與國外客戶的交往中更加得心應手。

以見面禮為例，美國客戶在正式場合見面，通常握手致意；與日本客戶相處，在正式社交活動要鞠躬，兩手放在膝上，并且頻頻彎腰；在波蘭，常用的見面禮節有握手禮和擁抱禮；而雙手合十禮，則盛行于印度、斯里蘭卡、尼泊爾以及泰國、柬埔寨、緬甸等東南亞國家。

此外，不同國家的人有著不同的關注點，澳大利亞人更看重準時，因此在與之交往時，需要提前設置好鬧鐘；德國人以嚴謹著稱，他們不喜歡在談生意的時候開玩笑，因此保持認真嚴謹才是明智之舉；俄羅斯人更看重耐心……

遵循基本商務禮儀和國際慣例，有助于提高個人業務素養和職業形象，畢竟，有時候看似很小的事情，都有可能成就或打破你與國外客戶的商業關系。

# 7交往用心真誠

最后，也是最重要的一點，用心。外貿固然有著一套專業的流程與技巧，但歸根到底還是人與人的交往，而交往就需要用心。或許你剛開始做外貿，沒有任何經驗，但你可以用心熟悉品牌、產品知識，用心與客戶溝通，了解客戶的需求，充分考慮客戶的利益，讓客戶知道你是為了他著想，真誠為他服務，增加客戶對你的好印象，增強客戶對你的信任。有了信任，訂單自然就來了。

獲得客戶的好感和信任，往往就是靠以上的這些細節體現，拿單也是靠做好這些細節，才有機會。

住每一次機會，注重每一個細節，長期積累，必能成功。

（來源：阿里巴巴外貿圈）

以上內容屬作者個人觀點，不代表雨果跨境立場！如有侵權，請聯系我們。