外貿(mào)人怎樣寫出一封高回復的開發(fā)信？

對于很多外貿(mào)業(yè)務員而言，無論是新人還是老手，其中外貿(mào)開發(fā)信是必須接觸和學習的重要外貿(mào)文件。

首先，先從概念上對外貿(mào)開發(fā)信進行了解一下。

外貿(mào)開發(fā)信指的是發(fā)送給外貿(mào)客戶的以尋求合作為目的的電子郵件。

無論是在前期開發(fā)外貿(mào)新客戶的過程中，還是在努力維護外貿(mào)老客戶的工作中，外貿(mào)開發(fā)信都起著至關(guān)重要的作用。

通過發(fā)送外貿(mào)開發(fā)信可以讓客戶了解我們外貿(mào)公司新推出的各種外貿(mào)業(yè)務或者外貿(mào)商品，從而讓有需求的客戶對我們進行下單，實現(xiàn)外貿(mào)交易的目的。

一封高質(zhì)量的開發(fā)信并不是那么好撰寫的，不論是標題還是內(nèi)容都是需要精心設計。

怎樣才能寫出一封高回復的開發(fā)信呢？

大概分為以下六個部分：

一、外貿(mào)開發(fā)信的標題的擬定

外貿(mào)開發(fā)信寫得好不好、精不精彩決定了我們能不能得到潛在客戶的青睞，而外貿(mào)開發(fā)信的標題更是整封信的點睛之筆，因為它決定了客戶會不會打開你的這封信，會不會看到你精心準備的內(nèi)容。如果標題寫得不好，信里面再精彩也是徒勞。

一些實用建議：

1.保持真實性

大多數(shù)人發(fā)送的開發(fā)信都是為了營銷的目的，但是無論你使用的什么模板或技巧，首先要確保的郵件的質(zhì)量，不應該讓開發(fā)信的標題一眼看上去，就是一封明顯的營銷型郵件。想象你是正在給你真正認識的人寫郵件一樣。

2.保持合適的長度

許多人只在他們的智能手機上查看郵件，因此保持主題行簡短是非常有必要的。如果它們太長，它們可能會溢出到第二行，或者更糟糕的情況是被切斷，造成意思表達不到位甚至出錯

3.保持相關(guān)性

想想這個人為什么需要你的產(chǎn)品或服務。這個銷售郵件與他們有什么關(guān)系？此外，你也要確保郵件的正文也是相關(guān)聯(lián)的。

你不僅要確保你的主題行非常吸引力，而且更要確保郵件內(nèi)容跟主題行的信息是相關(guān)的。

4.保持真誠

讓你的郵件收件人真正感受到你是想要通過向他們提供此產(chǎn)品或服務來幫助他們。這才是你真正的目標，也許這意味著給予他們恭維，或評論你們參加的活動。你要做的是嘗試建立真正的連接，而不是盡快完成銷售。

有時候非常用力地去推銷產(chǎn)品，效果不一定好，反而真誠的提供幫助或資源，才能收獲一個潛在客戶。

二、外貿(mào)開發(fā)信的開場白

外貿(mào)開發(fā)信開場白包括2個部分：稱呼部分及郵件的第一句話。

一個優(yōu)質(zhì)開場白的重要性在于，它可以抓住客戶的眼睛，并帶領(lǐng)他們順利過渡到正文的閱讀，也是客戶能夠看完你開發(fā)信的一個重要保障。

開場白的重點是提出相關(guān)性，當潛在客戶點擊主題行后進入郵件，在看到的第一句話的時候，他們就可以判斷是不是跟自己或自己的公司有關(guān)系，如果毫無相關(guān)性，順手就刪除了。

如果一開始你就把自己定位成為一個顧問，商業(yè)專家或?qū)δ硞€方面感興趣人，這將對潛在客戶繼續(xù)閱讀你的開發(fā)信或郵件非常有幫助。

三、內(nèi)容是重中之重

很多外貿(mào)客戶的時間都是很寶貴的，因此如果外貿(mào)開發(fā)信內(nèi)容長篇累牘，相當于是你自己放棄了這次交易。

外貿(mào)開發(fā)信在內(nèi)容上，簡單的打過招呼之后，直接切入正題，要盡可能在兩三句話之間確?？蛻袅私馕覀儗戇@封外貿(mào)開發(fā)信的目的，讓客戶抓住其中的要點信息。

如果客戶有購買需要，那么他們肯定會往下繼續(xù)閱讀的。如果客戶現(xiàn)階段沒有什么購買需要，至少給他們留下了我們公司正在做某某業(yè)務的印象。

四、外貿(mào)開發(fā)信的價值主張

它是外貿(mào)開發(fā)信中非常重要的部分，你要靠它來告訴收件人，你與他們聯(lián)系的原因。一方面你需要寫一些關(guān)于你自己和你產(chǎn)品的東西，同時另一方面，你又要將注意力集中在收件人身上。

要避免的錯誤：過于關(guān)注自己的產(chǎn)品或服務。

你應該忘記提供產(chǎn)品功能的長篇清單，并且停止喋喋不休地告訴潛在客戶你的產(chǎn)品有多棒。

要記住最重要的事情是：避免在外貿(mào)開發(fā)信中使用“me, me, me, we, we, we”這樣以你自己為中心的第一人稱。

因為開發(fā)信中構(gòu)建的故事不應該是關(guān)乎你的，也不可以全都是關(guān)乎產(chǎn)品的，而是關(guān)乎收件人和他們的公司的。客戶才是主角，你需要讓他們感受到這一點。

要知道，“提供幫助”和“促成銷售”之間的一線之隔。而一封高質(zhì)量的外貿(mào)開發(fā)信的關(guān)鍵就是確保永遠不會越過這條線。

五、外貿(mào)開發(fā)信的Call to Action

外貿(mào)開發(fā)信的最終目標，也是最正確的目標：獲得客戶的回復。

也就誰說外貿(mào)開發(fā)信前期的準備和鋪墊都是為了一個要回復。而回復率的高低跟call to action的直接相關(guān)。一個清晰且恰當?shù)腃TA，會帶來更好的回復率，一個冗長且模糊的CTA會讓潛在客戶不知道接下來要做什么。

所以，如果沒有一個明確且有力的行動召喚call to action，還不如不寫開發(fā)信。

六、外貿(mào)開發(fā)信的結(jié)尾

一個優(yōu)雅大方的結(jié)尾可以讓你的專業(yè)度有明顯提升，可以給客戶留下禮貌和良好的服務印象。

據(jù)有效數(shù)據(jù)統(tǒng)計，當我們將以“感謝”作為結(jié)束的郵件與其他所有郵件進行比較時，我們發(fā)現(xiàn)以感謝結(jié)束的郵件平均回復率為62%。相比之下，其他郵件的回復率為46%。因此以表達感激的方式為結(jié)束語的郵件比其他郵件的回復率的相對高了16%。

同樣值得注意的是，像“Regards”這樣的郵件回復率較低。而事實明，“Best”實際上是最糟糕的結(jié)束語。

研究表明，“Thanks in advance”獲得了最高的回復率，這是有道理的，因為郵件的接收者在還沒有回復前就被特別感謝，這讓他們覺得很舒服或被尊重。雖然這有點裝腔作勢，但效果卻很好，所以如果你想獲得回復，那么這樣做顯然是你的最佳選擇。

總之，外貿(mào)開發(fā)信是整個貿(mào)易活動的重要組成部分，也是很多外貿(mào)業(yè)務員的必修課程。要想在外貿(mào)業(yè)務上精益求精，取得一番不錯的成績，外貿(mào)開發(fā)信是我們積累客戶和維護客戶的重要起點，因此，作為一個專業(yè)的外貿(mào)工作者，要認真且深入去學習外貿(mào)開發(fā)信，并充分結(jié)合工作經(jīng)驗，爭取能夠擬寫出一份高質(zhì)量的外貿(mào)開發(fā)信，努力去叩開外貿(mào)成功之門。

（來源：外貿(mào)加油站）

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