怎樣才是完整的外貿單證流程

客戶詢盤：

在客戶下Purchase Order之前，通常會先向業務部提出Order Inquiry，以了解訂單細節。

報價：

業務部需要及時回復客戶詢盤，確認貨物品名、型號、生產廠家、數量、交貨期、付款方式、包裝規格和柜型等信息，并制作成正式報價單Quotation發給客戶。報價單需要用公司抬頭，并注明客戶信息和報價有效期，因為報價可能會受到匯率和原料價格的影響而做出調整。

接收訂單：

客戶確認報價后，會向業務員發送訂購單Purchase Order，并要求業務員制作形式發票Proforma Invoice。業務員制作完發票后，需要發送給客戶確認。

準備生產訂單：

收到客戶的訂單確認后，開始準備下達工廠生產訂單。

業務審批：

業務部按公司流程制作訂單明細，與客戶訂單復印件一起提交管理人員審批，并交由跟單員進行跟進。若公司沒有跟單員，則業務員需自行跟進。

下達生產通知：

業務部在確定交貨期后，可下達生產通知，以便工廠按時生產。具體來說，如果是L/C付款的客戶，一般會在交貨期前1個月確認L/C已經收到，并審查信用證、檢查交貨期和可能存在的問題，及時請客人更改證書。如果是T/T付款的客戶，需要確認定金已經到賬。如果是放賬客戶或通過銀行D/A等方式收匯，則需要經過經理確認。

驗貨：

在交貨期前一周左右，要通知驗貨員驗貨。如果客戶要自行或指定檢驗員來驗貨，需提前一周約好時間并告知計劃部；如果客戶指定由第三方驗貨公司或公正行等進行驗貨，要在交貨期前兩周與相關公司聯系，預約驗貨時間，并將驗貨時間通知工廠。

制備基本文件：

根據工廠提供的裝箱資料，制作出口合同、商業發票、裝箱單等文件，并交由業務跟單員制作并交給單證員。

商檢：

如果是國家法定商檢產品，在給工廠下訂單時要明確商檢要求，并提供出口合同、發票等商檢所需資料。同時要告訴工廠將來產品的出口口岸，以便工廠辦理商檢。應在發貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。

租船訂倉：

1. 如果客戶的報價基于FOB條款，通常會指定貨代。要盡早聯系貨代，了解將要安排的出口口岸、船期等情況，并確認工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前，并確保船期能夠滿足客戶要求的交貨期。應在交貨期兩周之前向貨運公司發出書面定倉通知（SHIPPING ORDER），通常在開船一周前可拿到定倉紙。

2. 如果由賣方支付運費，則需盡早與貨運公司或船公司咨詢相關信息，并選擇價格優惠、信譽好且船期合適的船公司，并告知客人。如客人不同意則需要選擇客人認可的船公司。在開船前兩周需提供書面定倉通知。

3．當貨物不足一個貨柜時，需要向貨代公司定散貨倉位。在拿到入倉紙之后，必須了解截關時間、入倉報關要求等內容。

拖柜安排：

1.當貨物準備妥當且驗貨通過后，應委托拖車公司提柜并裝柜。選擇一個安全可靠、價格合理的拖車公司簽訂長期合作協議，以確保安全及準時。必須向拖車公司提供以下資料：定倉確認書/放柜紙，船公司，定倉號，拖柜委托書，注明裝柜時間、柜型及數量、裝柜地址、報關行及裝船口岸等。如果有驗貨公司監督裝柜，必須專門聲明不能晚到。而且必須要求回傳一份上柜資料，列明柜號、車牌號、司機及聯系電話等。如果沒有長期合作的拖車公司，也可以讓貨代安排貨運事宜，并在向貨代支付本地費用時一并支付提貨相關費用。

2.發送一份裝車資料給工廠，列明上柜時間、柜型、定倉號、訂單號、車牌號以及司機聯系電話。

3.工廠必須在貨柜離開工廠后盡快提供一份裝貨通知給業務部，列明貨柜離廠時間、實際裝貨數量等，并記住裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。工廠在裝柜后必須上封條。

委托報關：

在拖柜的同時，需要將報關所需資料提交給合作報關行，委托出口報關并進行商檢通關換單。通常需要為報關留出兩天時間（船截關前）。在委托報關時，必須提供一份裝柜資料，其中應包括所裝貨物及數量、口岸、船公司、定倉號、柜號、船開截關時間、拖車公司、柜型及數量、本公司的聯系人和電話等。

獲得運輸文件：

1．最遲在船開船后兩天內，必須向船運公司或貨代發送提單補料資料。補料內容必須按照L/C或客戶的要求來制定，包括正確的貨物數量、特殊要求等，例如要求船公司隨同提單出具的船證明等。

2．必須督促船公司盡快出示提單樣板及本地費用賬單。核對提單樣本無誤之后，必須書面向船公司確認提單內容。如果提單需要客戶確認，則必須先提交提單樣板給客戶進行確認，然后再要求船公司出具正本。

3．必須及時支付運雜費等本地費用，支付完成后通知船公司及時取得提單正本等運輸文件。

準備其他文件:

1．商業發票：在L/C要求提交的文件中，最嚴格要求的是商業發票。發票日期必須確定在開證日之后，交貨期之前。發票中的貨物描述必須與L/C上完全相同，小寫和大寫金額都必須正確無誤。L/C上對發票的條款應顯示嘜頭。如果發票需要辦理對方大使館認證，一般需要提前20天辦理。

2．FORM A原產地證書：FORM A原產地證要在發貨之前到檢驗檢疫局申辦。需注意的是運輸日期要在L/C的交貨期和開船日之前，在發票日期之后。未能在發貨之前辦理的，要辦理后發證書，需提供報關單，提單等文件。經香港轉運的貨物，FORM A證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進行再加工。目前市面上有許多代辦FORM A證的服務，可根據需要找人代辦。

備注：FORM A，就是普惠制原產地證明書，它是具有法律效力的我國出口產品在給惠國享受在最惠國稅率基礎上進一步減免進口關稅的官方憑證。目前給予我國普惠制待遇的國家共38個。

3．一般原產地證 (CO,也就是certificate of origin)：一般原產地證可在中國貿易促進會辦理，要求低一些?？稍诎l貨之后不太長的時間內補辦。如果原產地證書要辦理大使館加簽，也和發票一樣要提前20天辦理。目前市面上有許多代辦原產地證的服務，費用一般在100-200元之間，可根據需要找人代辦。

4．裝運通知：一般是要求在開船后幾天之內，要通知客人發貨的細節，包括船名，航班次，開船日，預計抵港日，貨物及數量，金額，包裝件數，嘜頭，目的港代理人等。有時L/C要求提供發送證明，如報告書，發函底單等，注意按客人要求的時間內辦理。

5．裝箱單：裝箱單應清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內裝的數量，每箱的毛重，凈重，外箱尺寸。按外箱尺寸計算出來的總體積要與標明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號以便于客人查找。裝箱單的重量，體積要和提單相符。

交單：

采用L/C收匯的，應在規定的交單時間內備齊全部單證并嚴格審單，確保沒有錯誤才交銀行議付。

（來源：網易外貿通）

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