13年外貿老鳥親授：11個抄底技巧，輕松接待客戶拿下數百單！

當國外采購商來到你的工廠驗廠時，接待客戶的外貿業務員將發揮至關重要的作用，如果不夠專業，或做的不好，就可能導致客戶、訂單的流失。

你必須確?？蛻魧δ?、工廠和產品都有一個深刻的印象，以便成功促成訂單。

在這13年多的外貿生涯中，Mike接待了不計其數的來自世界各地的海外客戶，達成訂單沒有一千也有幾百，

今天Mike想跟大家分享一下自己在對接客戶方面的心得體會，提供一些有用的經驗和技巧，幫助大家在接待國外采購商時更加得心應手，拿下更多訂單。

01、簽證問題

實際上，要獲取官方邀請函是非常困難的，需要提交大量的資料。有時候還需要提交幾年的交易記錄和文件。這不僅需要耗費時間和精力，最后還有可能被拒絕。因此，通常情況下我們會向客戶提供一份公司出具的文件，客戶簽章后自行前往當地中國大使館嘗試申請。

邀請函的模板并不是固定的，主要需要寫明來訪者的詳細信息以及來訪目的等。如果沒有邀請函模板，可以添加我的微信索取。

在客戶到來之前，最好先與客戶聯系，確認到訪時間、人數、天數以及其他客戶可能存在的需要。

2、收集資料

客戶來訪后，如果表達了購買產品的意向，您應與客戶商談訂單細節和合作條款。這包括確定目標產品、價格、包裝、交貨期限和付款方式等。

請確保您接受并能夠滿足所有條款，以避免在后續談判中出現無法解決的問題。

即使客戶已經到訪，如果您無法達成協議，那么這次會議也是沒有意義的。

因此到訪前與客戶的溝通尤為重要。

03、準備資料

根據客戶提供的信息，你需要準備一些必要且針對性的資料，包括但不限于產品圖冊、認證報告、合作文件（合同、發票等），以備在需要時進行交流和使用。

這些資料和文件也可以通過電子郵件或傳真在客戶來訪之前發送給客戶，以便客戶在來訪之前更好地了解你們的產品和服務。

04、第一印象

當客戶到達工廠時，重要的是要給客戶留下一個好的第一印象。

你需要確保所有必要的生產設施都能正常運轉，以及客戶可以看到目標產品的整個生產過程，從原材料到成品。此外，確保工廠的干凈整潔和消防措施的健全也非常重要。

在講解生產線、生產流程和產品制造工藝等方面，你需要提供專業的“導游式服務”，以顯示出你們公司的專業水平和價值。同樣重要的是，必須向客戶詳細介紹你們的質量控制體系和檢測標準，以建立客戶對后期合作的信心和對你們的信任度。

如果你是一個新的外貿公司（或工廠剛開始轉型做外貿），你可能需要找一個臨時翻譯來幫助你溝通，尤其是當客戶不會講中文，你也不會英文的情況下。

但即使如此，Mike建議外貿公司應該盡可能雇用專業的外貿人才，以便更快地看到成效。如果公司缺乏外語人才，客戶可能會懷疑公司的正式性、可信性和專業性。

且在表達任何方面信息的時候，務求真實，不要想著糊弄客戶，因為謊言早晚要露餡兒，這是信譽問題，一旦東窗事發，你就徹底失去了這個客戶。

05、入住問題

如果客戶第一次來，很難找到合適的旅店入住，最好提供一些旅游指南和推薦的酒店清單供客戶選擇，這樣客戶可以更方便地安排住宿。

當然，如果客戶有需要，可以提供幫助預定房間，但不需要為客戶墊付房款，除非是非常大的客戶，且公司有預算，外貿業務員不必個人墊付，這需要根據供應商的實際情況和政策來決定。

除此之外，還可以提供客戶接送服務，以便客戶在旅行中更加便利。

06、提供針對性、定制化服務

客戶來訪的主要目的是了解你們的真實性、規模、專業度等，但核心需求是了解你們能否提供他們需要的產品。因此，在客戶來訪之前，你應該提前與客戶溝通，了解客戶的具體需求，然后根據客戶的需求選擇相應的產品或提供定制化方案，并準備好樣品。

當客戶來訪時，你應向客戶展示你們的產品，讓他們了解產品的材質、生產工藝、市場價值、優勢和應用場景等多重價值。

在參觀工廠期間，你需要主動引導客戶參觀工廠中的各種產品和設備，展示產品的制造工藝和質量控制流程，并回答任何客戶可能提出的問題。如果你自己對產品相關的更深層次的問題不太熟悉，最好有產品技術人員在場，這樣不僅能解答生產問題，還能解答產品問題。

客戶來訪時，你應該多了解客戶的需求，包括客戶對產品、包裝、交期、運輸方式等的要求。如果客戶在產品上有特殊需求，應該盡可能地為客戶提供定制化的方案，以滿足客戶的需求。

這樣不僅能促成合作，還能讓客戶感受到你們的專業。

07、提供樣品

客戶離開時，讓他們攜帶一些小樣品以便回去與產品經理、同事、領導或下游受眾商討具體決定。

在準備樣品之前，一定要充分了解客戶的實際需求。提前詢問客戶對產品的具體要求，例如規格、材料、顏色、質量等，以便在準備樣品時可以更有針對性。

可以提供不同類型的樣品，以便客戶可以從中選擇最合適的產品。同時告訴客戶“我們提供OEM服務”，以防客戶看不到自己想要的現成產品就失去了興趣。

準備的樣品質量要好，但不要刻意為之。確保樣品與實際生產的產品保持一致，而且樣品應盡可能接近客戶所需要的產品，并能夠展示產品的全部特點和優勢。

在提供樣品時，應提供詳細的樣品說明，包括樣品的特點、用途、材質、價格等方面的信息，以便客戶更好地了解產品的優點和缺點。我們不能單方面依賴客戶自行檢測，也要主動表達產品的價值，吸引客戶的興趣。

08、飲食習慣、宗教信仰

國外客戶的飲食習慣也是很重要的，我們必須給予足夠的重視。在接待客戶時，應該提前詢問客戶的飲食習慣、宗教信仰等，并避免在選擇餐廳和菜品時隨意決定，特別是在宗教方面，一定要避免犯忌諱。

09、贈送定制化禮品

如有可能，贈送意向大的客戶一些禮物，建議是定制化的產品，具體可參考Mike在“揭秘行業展會吸引和留住高質量客戶的6大殺招”一文中給出的建議，重點就是讓客戶感受到你們的用心，且禮物比較實用。

10、積極跟進，主動成交

客戶回國后，要積極保持聯系，及時跟進客戶，以求針對樣品或合作的反饋和意見，并對客戶提出的問題和建議給予積極的回應和解決方案，以展現我們作為供應商的專業度以及我們的服務質量。

要及時跟進客戶的訂單需求，并向客戶發送合同、發票等資料主動提出成交（當然，在工廠也要這么做），不要害怕主動提出成交，這很關鍵。如果客戶后期有任何其他問題或需要修改訂單細節，你要及時回復客戶并提供針對性的可行性方案，積極促成訂單。

不過重點還是如Mike在年銷量過億大客戶，卻突稱“預算不足”要撤單？一文中所述，利益 OR 威脅，只有這樣的信息才能催動客戶積極促成訂單。否則對方不緊不慢，別的競爭對手又加緊行動，我們的優勢就會逐漸減弱。

此外，還有一些其他的建議可以幫助維持與客戶的良好關系，例如：

01、定期向客戶發送最新產品信息和市場趨勢分析，以展示我們的專業知識和行業洞察力。

02、在重要客戶的生日或其本土重要節日時發送問候和祝福，或贈送定制化的禮品，以增強親密感和關系。

03、在重要行業展會或會議上與客戶見面，以展示我們的產品和服務，提升商業黏性。

11、避免主動提紅包

很多外貿小伙伴咨詢Mike是否應該給客戶紅包。如果客戶沒有明確表示，不要多此一舉。

對方可能不是采購人員，而是老板。即使你通過社交媒體了解了客戶的具體職能，確定不是老板，也不要這樣做?？赡軐Ψ讲幌矚g這種行為，甚至反感。

即使不反感，他們也可能懷疑你們公司或貨物是否存在問題，想要蒙混過關。因此，不要畫蛇添足自找麻煩。

遵循以上建議，相信可以幫助你解決大部分問題，避免大部分麻煩，并獲得更多訂單。

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