每天郵件這么多，該如何有效地管理郵件？

郵件是外貿業務員跟進客戶的重要渠道，經常用郵箱工作的朋友都有感觸：

“工作時間長了之后，郵件太多，找起東西來實在不方便，還占用空間。有時候想刪掉一些用處不大的郵件，但面對郵件“茫茫大?！?，卻不知道該從哪里開始整理?！?/span>

那么，有什么好的方式可以把郵件快速分類整理嗎？

答案是有的。其實只要把郵箱綁定在OKKI CRM上，可以快速高效地將郵件進行歸類，一起來看看吧。

1、客戶郵件自動歸類

完成客戶建檔之后，OKKI CRM會自動把與客戶的往來郵件進行歸類，并按照“客戶分組、客戶來源、客戶狀態、客戶類型、客戶星級、客戶活躍度”這幾個類別整齊劃分好。

（圖片來源：OKKI CRM測試賬號）

在每個分類旁邊，還會自動顯示該分類的具體客戶數、未讀郵件數，方便業務員查閱。

（圖片來源：OKKI CRM測試賬號）

2、自動給郵件打標簽

“給郵件打標簽“可以理解為業務員自己對這封郵件做的一個小標記。

如果是一些重點業務郵件，如詢盤、報價、PI、CI、PL、水單等，OKKI CRM會自動識別并打上標簽。

（圖片來源：OKKI CRM測試賬號）

舉個例子，如果是阿里巴巴國際上來的詢盤郵件，系統都會自動打上“平臺詢盤”的標簽。如果郵件標題、內文或附件中含有“PI”字樣，系統也會自動識別并打標簽，方便業務員。

要是想要自定義標簽，OKKI CRM也支持自定義標簽和顏色，比如按客戶風格，可以設置為“守時”、“干脆利落”、“爽快大方”等類型。

（圖片來源：OKKI CRM測試賬號）

3、文件夾自動歸類

文件夾可用作于郵件分類和高效管理郵件類型。比如重要客戶發來的郵件，都在收件箱比較分散，可以通過創建文件夾進行歸檔。

常規的郵箱管理軟件都會有文件夾的功能，但OKKI CRM更為智能，可以通過設置收件規則，讓郵件自動歸類到對應文件夾里。

舉個例子，在“收件規則”中設置好，當發件人是客戶分組中的VIP客戶、且郵件中含有“報價”字樣，系統就會把這封郵件自動歸檔到“重要客戶文件夾”中，并打上“報價”標簽。

（圖片來源：OKKI CRM測試賬號）

4、按角色自動分類

為了方便業務員查看不同類型的郵件，在郵件列表的上方，還會根據不同角色類別（客戶、同事、通訊錄）自動分類，方便業務員快速查看。

（圖片來源：OKKI CRM測試賬號）

5、兩個隱藏郵件功能

（1）待處理郵件提醒

待處理郵件類似于一個郵件提示的功能，提示我們什么時候去處理某封郵件。比如公司下達了郵件通知，業務員跟進客戶暫時沒時間去查看郵件，可以設置為待處理郵件。

（圖片來源：OKKI CRM測試賬號）

（2）重要郵件打釘

如果有一些需要反復查看的重要郵件，比如客戶那邊發的報價資料，可以用打釘功能固定住，再通過快捷按鈕查找就非常方便。

（圖片來源：OKKI CRM測試賬號）

6、小結

通過以上的方法，瑣碎的郵件一下就被整齊分類啦！

總之，把郵件用好，查找起來更方便，所有的工作分類也都能一目了然，將會大大提升業務員的工作效率。

了解更多詳情，請添加客服二維碼，備注【雨果】。

（編輯：江同）

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